Tuesday, 26 May 2015

Knowledge Management, Pengertian dan Manfaat bagi Organisasi


Dewasa ini pengetahuan (knowledge) merupakan dasar dari efektivitas dan efisiensi operasi bisnis perusahaan yang juga menjadi pendukung daya saing perusahaan dalam berkompetisi. Sifat dari pengetahuan yang masih implisit dan dimiliki oleh individu-individu perusahaan  tersebut dapat saja hilang dari lingkungan perusahaan dikarenakan oleh mutasi kerja, pindah kerja ke perusahaan lain yang menjadi kompetitor bahkan mungkin kematian. Karena pengetahuan diperoleh melalui proses pembelajaran dan pengalaman yang cukup panjang dalam sebuah perusahaan oleh setiap individu yang tergabung di dalamnya, maka jika sebuah perusahaan kehilangan pengetahuan tersebut akan menjadi sebuah kerugian yang sangat besar dikarenakan investasi pengetahuan yang dilakukan oleh perusahaan hilang. Oleh karena itulah sebuah manajemen pengetahuan perlu diterapkan dalam setiap perusahaan baik bisnis maupun tidak agar setiap pengetahuan yang dimiliki oleh entitas perusahaan terakomodasi secara tepat dan dapat dimanfaatkan di kemudian hari.
I. Definisi Knowledge Management atau Manajemen Pengetahuan
Knowledge Management (KM) dapat diklasifikasikan berdasarkan dua sisi yaitu secara operasional dan strategis. Knowledge Management secara operasional artinya manajemen pengetahuan merupakan aktifitas perusahaan atau organisasi dimana terjadi pengembangan dan pemanfaatan pengetahuan, sedangkan knowledge management secara strategis artinyamanajemen pengetahuan merupakan langkah untuk memantapkan setiap organisasi atau perusahaan sebagai perusahaan yang berbasis pengetahuan. Berikut ini merupakan definisi-definisi tentang knowledge management (KM) :
1.      HarvardCollege (1999)
Knowledge Management merupakan suatu proses terformat dan terarah dalam mencerna informasi yang telah dimiliki suatu perusahaan dan mencari apa yang dibutuhkan oleh masing-masing individu didalam perusahaan tersebut untuk kemudian memfasilitasinya agar mudah diakses dan selalau tersedia bilamana dibutuhkan”
(Sembel & Santoso, 2002 ,hal 195 ).
2.      Amrit Tiwana
Knowledge Management merupakan pengelolaan pengetahuan secara terorganisasi untuk membuat nilai bisnis dan membangkitkan keuntungan yang bersaing”
(Tiwana, 2000, hal 5).
3.      Kirk Klassio
Knowledge Management merupakan kemampuan untuk membuat dan menguasai nilai tinggi dari inti persaingan bisnis”
(Tiwana, 2000, hal 5).
II. Pengertian Umum Mengenai Knowledge Management
Knowledge Management atau manajemen pengetahuan dapat diartikan sebagai satu kesatuan manifestasi orang, proses dantool (teknologi) untuk mendukung proses pembuatan, pembauran, penyebaran dan penerapan pengetahuan itu sendiri. Pembuatan (creation) pengetahuan adalah proses perbaikan dari pengetahuan yang ada melalui proses pengalaman
yang ada. Biasanya proses ini terjadi ketika ada deteksi kesalahan dan
perbaikannya. Lesson learned merupakan salah satu contoh output dari pembuatan pengetahuan. Pembauran (assimilation)pengetahuan merupakan proses pengumpulan yaitu proses penyimpanan pengetahuan yang dibuat dengan pengetahuan yang sudah ada di organisasi atau perusahaan. Penyebaran (dissemination) pengetahuan merupakan proses pengambilan dan penyebaran pengetahuan untuk dipergunakan dalam proses pengalaman yang lainnya. Penerapan (application) pengetahuan merupakan proses pemanfaatan pengetahuan untuk mebantu penyelesaian masalah yang sedang dihadapi organisasi atau perusahaan. Knowledge Management atau manajemen pengetahuan sejatinya merupakan proses yang terus-menerus harus dilakukan sehingga proses tersebut akan menjadi satu budaya dari perusahaan tersebut, dan akhirnya perusahaan akan membentuk perusahaan yang berbasis pada pengetahuan (knowledge basic).
III. Tipe Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management)
Banyak perusahaan dan pakar mencoba untuk mengklasifikasikan knowledge management yang sudah dilakukan di dalam perusahaan-perusahaan, bahkan ada perusahaan seperti Xerox melalui Chief Knowledge Officer (CKO), telah mengumpulkan semua studi kasus dan informasi mengenai proyek manajemen pengetahuan perusahaan, hal ini dilakukan untuk mencari bentuk atau tipe manajemen pengetahuan atau knowledge management yang tepat untuk diterapkan di dalam perusahaannya secara penuh.
Secara umum proses ini dapat dikategorikan dalam dua bentuk yaitu knowledge management atau manajemen pengetahuan yang mencakup semua lini dalam perusahaan dan knowledge management yang dilakukan dalam satu departemen, bisnis unit atau fungsi bisnis tententu. Dan pada tahap awal knowledge management atau manajemen pengetahuan bisa dimulai dari lingkungan yang kecil seperti departemen, fungsi ataupun unit bisnis, sehingga proses pembudayaan knowledge managementakan lebih mudah dikontrol dan dievaluasi. Proses knowledge management atau manajemen pengetahuan dapat diklasifikasikan dalam beberapa tipe yaitu :
1.      Mengumpulkan dan menggunakan ulang pengetahuan terstruktur. Pengetahuan sering tersimpan dalam beberapa bagian dari output yang dihasilkan organisasi / perusahaan, seperti disain produk, proposal dan laporan proyek, prosedur-prosedur yang sudah dimplementasikan dan terdokumentasikan dan kode-kode software yang mana semuanya dapat dipergunakan ulang untuk mengurangi waktu dan sumber yang diperlukan untuk membuatnya kembali.
2.      Mengumpulkan dan berbagi pelajaran yang sudah dipelajari (lessons learned) dari praktek-praktek. Tipe projek ini mengumpulkan pengetahuan berasal dari pengalaman yang harus diinterpretasikan dan diadopsi oleh user dalam kontek yang baru. Proyek ini biasanya melibatkan sharing pengetahuan atau pelajaran melalui database seperti lotus notes.
3.      Mengidentifikasi sumber dan jaringan kepakaran. Projek ini bermaksud untuk menjadikan kepakaran lebih mudah terlihat dan mudah diakses bagi setiap karyawan. Dalam hal ini adalah untuk membuat fasilitas koneksi antara orang yang mengetahui pengetahuan dan orang yang membutuhkan pengetahuan.
4.      Membuat struktur dan memetakan pengetahuan yang diperlukan untuk meningkatkan performansi. Projek ini memberikan pengaruh seperti pada proses pengembangan produk baru atau disain ulang proses bisnis dengan menjadikan lebih explisit atau terbuka dari pengetahuan yang diperlukan pada tahap-tahap tertentu.
5.      Mengukur dan mengelola nilai ekonomis dari pengetahuan. Banyak perusahaan mempunyai aset intelektual yang terstuktur, seperti hak paten, copyright, software licenses dan database pelanggan. Dengan mengetahui semua aset-aset ini memungkinkan perusahaan untuk membuat revenue dan biaya untuk perusahaan.
6.      Menyusun dan menyebarkan pengetahuan dari sumber-sumber external. Perubahan lingkungan bisnis yang cepat dan tidak menentu telah meningkatkan kepentingan dan kesungguhan pada business intelligence system. Dalam proyek ini perusahaan/organisasi berusaha mengumpulkan semua laporan dari luar yang berhubungan dengan bisnis. Dalam projek ini diperlukan editor dan analis untuk menyusun dan memberikan konteks terhadap informasi-informasi yang diperoleh tersebut.

IV. Tujuan Penerapan Knowledge Manajemen
Implementasi knowledge management atau manajemen pengetahuan akan memberikan pengaruh positif terhadap proses bisnis perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung, beberapa manfaat knowledge management atau manajemen pengetahuan bagi perusahaan antara lain:
1.      Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga perusahaan akan dapat menghemat waktu dan biaya.
2.      Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahaan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.
3.      Kemampuan beradaptasi. Perusahaan akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.
4.      Peningkatan produktfitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari perusahaan akan meningkat.

V. Knowledge Networks System (KNS)
Knowledge Networks System (KNS) merupakan sistem Knowledge Management (KM) yang bertujuan mendukung proses peningkatan kompetensi dari setiap anggota yang terlibat dalam jaringan pengetahuan. KNS secara umum dibagi kedalam dua modul utama yaitu direktori pengetahuan dan transfer pengetahuan. Kedua modul ini yang dipadukan untuk mendukung proses peningkatan kompetensi dari setiap anggota dalam bidang pengetahuan yang menjadi fokus dan interestnya.
Direktori Pengetahuan merupakan klasifikasi dari pengetahuan, sedangkan transfer pengetahuan merupakan proses yang diadopsi untuk mendukung proses-proses penyebaran pengetahuan terjadi, seperti pelatihan, forum diskusi, artikel, chatting, email, kontak langsung kepada pakar. Sehingga KNS dapat diterapkan dalam bidang apa saja, sesuai dengan interest dari satu kelompok atau organisasi yang menerapkannya. Karena KNS lebih terfokus kepada proses peningkatan kompetensi, maka sistem ini lebih cocok diterapkan dalam lembaga atau departemen yang berhubungan dengan pelatihan, pendidikan dan juga SDM.

VI. Penciptaan Pengetahuan
Seperti yang diusulkan Nonaka (1991), sebuah perusahhan yang ingin menjadi “knowledge-creating company” haruslah menempatkan proses penciptaan pengetahun ditengah-tengah strategi sumber daya manusianya (Sembel & Santoso, 2002, hal 45). Ada dua jenis pengetahuan yang harus dikelola. Pengetahuan explicit (explicit knowledge) yang merupakan salah satu bentuk pengetahuan yang sangat formal dan sistematis. Pengetahuan explicit adalah pengetahuan yang telah disusun dalam format tertentu dan biasanya telah terdokumentasi. Pengetahun jenis ini lebih mudah dikomunikasikan dan didistribusikan.Tacit knowledge, yang terdiri dari keahlian teknis, know-how dan dimensi kognitif lainnya seperti model  mental, kepercayaan, perspektif, pengalaman masa lalu. Pengetahuan jenis ini sangat sulit untuk dituangkan dalam bentuk formal. Oleh karenanya sulit untuk mengkomunikasikannya kepada orang lain.

Pada dasarnya pengetahuan diciptakan dari pengetahuan yang telah ada dan Nonaka (1991) memaparkan adanya empat pola dasar penciptaan pengetahun yang mungkin terjadi di dalam sebuah organisasi, seperti terlihat di gambar dibawah ini.
Posted by at

No comments:

Post a Comment

Subscribe to: Post Comments (Atom)