Bisnis Global dan Kolaborasi
Proses Bisnis
Proses bisnis adalah arus kerja dari
bahan baku, informasi dan perngetahuan seperangkat aktivitas. Proses juga
mengacu pada cara unik dimana manajemen memilih untuk mengoordinasikan
pekerjaan. Setiap bisnis dapat dilihat sebagai sekumpulan proses bisnis.
Proses bisnis adalah kumpulan kegiatan
yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa. Kegiatan ini
didukung oleh arus material, informasi, dan pengetahuan dalam proses bisnis.
Sebuah proses bisnis perusahaan dapat menjadi sumber kekuatan kompetitif jika
mereka memungkinkan perusahaan untuk berinovasi atau untuk mengeksekusi lebih
baik dari para pesaingnya.
Proses bisnis lainnya melintasi banyak
daerah fungsional yang berbeda dan memerlukan koordinasi lintas departemen.
Awalnya, departemen penjualan menerima order penjualan. Kemudian produk
dikirim. Departemen penjualan diberitahu tentang pengiriman dan mempersiapkan untuk
mendukung pelanggan dengan menjawab panggilan atau memenuhi klaim garansi.
Area Bisnis/Fungsi Bisnis
Sistem Penjualan dan Pemasaran
Fungsi penjualan dan pemasaran
bertanggung jawab dalam menjual produk atau jasa organisasi. Pemasaran
mengenali pelanggan produk atau jasa perusahaan, menentukan kebutuhan dan
keinginan pelanggan, merencanakan dan mengembangkan produk, dan mengiklankan
serta mempromosikan produk dan jasa tersebut. Penjualan berkaitan dengan
menghubungi pelanggan, menjual produk dan jasa, mengambil pesanan, dan
melanjutkan penjualan.
Sistem penjualan dan pemasaran
membantu manajemen senior untuk mengawasi pergerakan yang mempengaruhi produk
baru dan kesempatan penjualan, mendukung perencanaan untuk produk dan jasa yang
baru, dan mengawasi kinerja pesaing.
Sistem penjualan dan pemasaran
membantu manajemen menengah dengan mendukung penelitian pasardan dengan
menganalisis kampanye periklanan dan promosi, keputusan penetapan harga, dan
kinerja penjualan.
Contoh sistem informasi penjualan
yaitu sistem menangkap data penjualan pada saat penjualan terjadi guna membantu
perusahaan mengawasi transaksi penjualan dan menyediakan informasi untuk
membantu manajemen menganalisa tren penjualan dan efektivitas kampanye
pemasaran.
Sistem Manufaktur dan Produksi
Sistem manufaktur dan produksi
berhubungan dengan perencanaan, pengembangan dan pemeliharaan fasilitas
produksi, penetapan sasaran produksi, dan penjadwalan peralatan, fasilitas,
bahan baku, dan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk membentuk produk akhir.
Kebanyakan sistem manufaktur dan
produksi menggunakan sejenis sistem persediaan. Sistem membuat laporan yang
memberikan informasi mengenai hal-hal seperti jumlah setiap barang yang
tersedia, jumlah unit dari setiap barang untuk dipesan kembali, atau barang
pada persediaan yang harus diisi kembali. Sehingga perusahaan dapat menggunakan
formula untuk menghitung kuantitas yang paling tidak mahal untuk dipesan
kembali yang disebut dengan jumlah pemesanan ekonomis ( economic order
quantity).
Sistem Keuangan dan Akuntansi
Fungsi keuangan bertanggung jawab
mengelola asset keuangan perusahaan seperti uang tunai, obligasi dan investasi
lainnya untuk memaksimalkan pengembalian atas asset ini.
Fungsi akuntansi bertanggung jawab
menjaga dan mengelola catatan keuangan perusahaan –penerimaan, pembayaran,
depresiasi, penggajian- untuk menghitung arus dana dalam perusahaan.
Manajemen senior menggunakan sistem
keuangan dan akuntansi untuk menetapkan sasaran investasi jangka panjang untuk
perusahaan dan untuk memberikan peramalan jangka panjang mengenai kinerja
keuangan perusahaan. Manajemen tingkat menengah menggunakan sistem keuangan dan
akuntansi untuk mengamati dan mengendalikan sumber daya keuangan perusahaan.
Sistem Sumber Daya Manusia
Fungsi sumber daya manusia bertanggung
jawab untuk menarik, mengembangkan, dan mempertahankan tenaga kerja perusahaan.
Sistem infomasi sumber daya manusia mendukung aktifitas seperti mengenali
karyawan potensial, menjaga catatan lengkap mengenai karyawan yang ada, dan
menciptakan program untuk mengembangkan bakat dan keahlian karyawan.
Sistem sumber daya manusia membantu
manajemen senior mengenali kebutuhan sumber daya manusia untuk memenuhi rencana
bisnis jangka panjang perusahaan. Manajemen tingkat menengah menggunkan sisitem
ini untuk memonitor dan menganalisis perekrutan, penempatan dan kompensasi
karyawan.
Teknologi Informasi Meningkatkan
Proses Bisnis Dalam Dua cara Utama :
a.Meningkatkan Efisiensi kegiatan yang
ada
b.Memungkinkan proses yang sama sekali
baru yang mampu informasi bisnis
- Arus perubahan informasi
- Menghilangkan penundaan dalam
pengambilan keputusan
-Ganti langkah berurutan dengan
langkah perumpamaan
Sistem Proses Transaksi
-Melakukan dan mencatat transaksi
rutin harian yang diperlukan untuk melakukan bisnis
> Contoh: Pembukuan pesanan
penjualan, penggajian, pengiriman
-Memungkinkan manajer untuk memonitor
status operasi dan hubungannya dengan lingkungan eksternal
-Melayani tingkat operasi
-Melayani yang telah ditetapkan,
tujuan terstruktur, dan pengambilan keputusan
JENIS-JENIS SISTEM INFORMASI
Sistem informasi dikembangkan untuk
tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan bisnis. Sistem informasi
dapat dibagi menjadi beberapa bagian (gambar 1) :
1. Transaction Processing Systems
(TPS)
TPS adalah sistem informasi yang
terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar
untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS
berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi
dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau
digunakan oleh manajer.
2. Office Automation Systems (OAS) dan
Knowledge Work Systems (KWS)
OAS dan KWS bekerja pada level
knowledge. OAS mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan
baru melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk
mentransformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu
sebelum menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan kadang-kadang
diluar organisasi. Aspek-aspek OAS seperti word processing, spreadsheets,
electronic scheduling, dan komunikasi melalui voice mail, email dan video
conferencing.
KWS mendukung para pekerja profesional
seperti ilmuwan, insinyur dan doktor dengan membantu menciptakan pengetahuan
baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau
masyarakat.
3. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
SIM tidak menggantikan TPS , tetapi
mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS,
termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. SIM menghasilkan informasi
yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan
beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).
4. Decision Support Systems (DSS)
DSS hampir sama dengan SIM karena
menggunakan basis data sebagai sumber data. DSS bermula dari SIM karena
menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya,
meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan.
5. Sistem Ahli (ES) dan Kecerdasan Buatan
(AI)
AI dimaksudkan untuk mengembangkan
mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI
adalah memahami bahasa alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk berfikir
melalui problem sampai kesimpulan logiknya. Sistem ahli menggunakan
pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan masalah serta
memberikannya lewat pengguna bisnis. Sistem ahli (juga disebut knowledge-based
systems) secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuanseorang ahli untuk
menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi. Berbeda dengan DSS,
DSS meningalkan keputusan terakhir bagi pembuat keputusan sedangkan sistem ahli
menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu masalah khusus. Komponen dasar sistem
ahli adalah knowledge-base yaikni suatu mesin interferensi yang menghubungkan
pengguna dengan sistem melalui pengolahan pertanyaan lewat bahasa terstruktur
dan anatarmuka pengguna.
6. Group Decision Support Systems
(GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work Systems (CSCW)
Bila kelompok, perlu bekerja
bersama-sama untuk membuat keputusan semi-terstruktur dan tak terstruktur, maka
group Decision support systems membuat suatu solusi. GDSS dimaksudkan untuk
membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan
dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan skenario. Kadang-kadang GDSS
disebut dengan CSCW yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut dengan
“groupware” untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan
jaringan.
7. Executive Support Systems (ESS)
ESS tergantung pada informasi yang
dihasilkan TPS dan SIM dan ESS membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan
lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi
di tempat-tempat yang bisa diakses seperti kantor.
I. KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI
(FERDINAND MAGALINE)
A. KONSEP DASAR SISTEM
Suatu sistem pada dasarnya adalah
sekolompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi
bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.Secara sederhana, suatu sistem
dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau
variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama
lain, dan terpadu. Dari defenisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian
sistem secara umu, yaitu :
1. Setiap sistem terdiri dari
unsur-unsur
2.Unsur-unsur tersebut merupakan
bagian terpadu sistem yang bersangkutan.
3. Unsur sistem tersebut bekerja sama
untuk mencapai tujuan sistem.
4. Suatu sistem merupakan bagian dari
sistem lain yang lebih besar.
B. KONSEP DASAR INFORMASI
Secara umum informasi dapat
didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu
kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau
diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengabilan keputusan.
C. KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI
Sistem informasi adalah suatu sistem
dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian
yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan
kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak
luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.
Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem
yang
menyediakan informasi bagi semua
tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini
menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang
diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.
II. KOMPONEN SISTEM INFORMASI (BILLY N
MAHAMUDU)
A. KOMPONEN SISTEM INFORMASI
Sistem informasi terdiri dari
komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari
komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen
hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua
komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu
kesatuan untuk mencapai sasaran.
1. Komponen input
Input mewakili data yang masuk kedalam
sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data
yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar.
2. Komponen model
Komponen ini terdiri dari kombinasi
prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan
data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk
menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Komponen output
Hasil dari sistem informasi adalah
keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna
untuk semua pemakai sistem.
4. Komponen teknologi
Teknologi merupakan “tool box” dalam
sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model,
menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan
membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5. Komponen hardware
Hardware berperan penting sebagai
suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi.Yang berfungsi sebagai
tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data
dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.
6. Komponen software
Software berfungsi sebagai tempat
untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware
untuk menciptakan suatu informasi.
7. Komponen basis data
Basis data (database) merupakan
kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain,
tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk
memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan
penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu
diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas.
Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas
penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat
lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).
8. Komponen kontrol
Banyak hal yang dapat merusak sistem
informasi, seperti bencana alam, api, te,peratur, air, debu,
kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak
efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang
dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal yang dapat merusak sistem dapat
dicegah ataupun bila terlanjur
terjadi kesalahan-kesalahan dapat
langsung cepat diatasi.
III. ELEMEN SISTEM INFORMASI (BILLY N
MAHAMUDU)
B. ELEMEN SISTEM INFORMASI
Sistem informasi terdiri dari
elemen-elemen yang terdiri dari orang, prosedur, perangkat keras, perangkat
lunak, basis data, jaringan komputer dan komunikasi data. Semua elemen ini
merupakan komponen fisik.
1. Orang
Orang atau personil yang di maksudkan
yaitu operator komputer, analis sistem, programmer, personil data entry, dan
manajer sistem informasi/EDP
2. Prosedur
Prosedur merupakan elemen fisik. Hal
ini di sebabkan karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku
panduan dan instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi
untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk
karyawan pusat komputer.
3. Perangkat keras
Perangkat keras bagi suatu sistem
informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran),
peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.
4. Perangkat lunak
Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3
jenis utama :
a. Sistem perangkat lunak umum,
seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan
pengoperasian sistem komputer.
b. Aplikasi perangkat lunak umum,
seperti model analisis dan keputusan.
c. Aplikasi pernagkat lunak yang
terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.
5. Basis data
File yang berisi program dan data
dibuktikan dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard
disk, magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan
catatan lain diatas kertas, mikro film, an lain sebagainya.
6. Jaringan komputer
Jaringan komputer adalah sebuah
kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu
kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel
sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen
dan data.
7. Komunikasi data
Komunikasi data adalah merupakan
bagian dari telekomunikasi yang secara khusus berkenaan dengan transmisi atau
pemindahan data dan informasi diantara komputerkomputer dan pirant-piranti yang
lain dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data
berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data
merupakan bagian vital dari suatu sistem informasi karena sistem ini
menyediakan infrastruktur yang memungkinkan komputer-komputer dapat
berkomunikasi satu sama lain.
IV. ARSITEKTUR DAN KLASIFIKASI SISTEM
INFORMASI (EDWIN HO)
A. ARSITEKTUR SISTEM INFORMASI
Sistem informasi dapat di bentuk
sesuai kebutuhan organisasi masing-masing. Oleh karena itu, untuk dapat
menerapkan sistem yang efektif dan efisiendiperlukan perencanaan, pelaksanaan,
pengaturan, dan evaluasi sesuai keinginan masing-masing organisasi. Guna dari
sistem yang efektif dan efisien tidak lain untuk mendapatkan keunggulan dalam
berkompetisi.
Semua orang dapat menggunakan sistem
informasi dalam organisasi, tetapi faktor efisiensi setiap sistem adalah
berbeda. Perlu diketahui, perubahan sistem, baik besar maupun kecil, selalu
akan melalui tingkatan-tingkatan
sebagai berikut :
Tingkat I : Ide, mengetahui perlu
adanya perubahan.
Tingkat II : Design, merancang cara
pemecahannya.
Tingkat III : Pelaksanaan, menerapkan
design ke dalam sistem.
Tingkat IV : Kontrol, memeriksa
tingkat pelaksanaan dijalankan sesuai dengan design
Tingkat V : Evaluasi, memeriksa apakah
perubahan yang terjadi sesuai dengan tujuan semula.
Tingkat VI : Tindak lanjut, melaksanakn
perubahan sesuai dengan hasil evaluasi yang ada.
Adapun tingkatan yang menjadi kunci
yang digunakan untuk memecahkan bagian masalah baik itu secara menyeluruh
maupun per bagian, yaitu :
B. KLASIFIKASI SISTEM INFORMASI
Sistem informasi merupakan suatu
bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem
memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada di dalam
sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem dapat di klasifikasikan dari beberapa
sudut pandang, diantaranya:
a. Sistem abstrak atau sistem fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang
berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik,misalnya sistem
teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan
Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem secara fisik, misalnya sistem komputer.
b. Sistem alamiah dan sistem buatan
manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang
terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem
perputaran bumi. Sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan
interaksi manusia dengan mesin, yang disebut human machine system. Sistem
informasi berbasis internet merupakan contoh human machine system karena
menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
c. Sistem deterministik dan sistem
probabilistik
Sistem deterministik adalah sistem
yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi. Sistem probabilistik
dalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena
mengandung unsur probabilistik.
d. Sistem terbuka dan sistem tertutup
Sistem terbuka adalah sistem yang
berhubungan dan di pengaruhi oleh lingkunagn luarnya. Sistem ini menerima
masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya. Sistem tertutup
adalah sistem yang tidak terhubung dan tidak terpengaruh oleh lingkungan
luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan pihak luar.
V. PENGELOLA SISTEM INFORMASI (Teguh
Wahyono)
Salah satu perangkat yang paling
penting dari sistem informasi adalah manusia sebagai pengelola informasi. Oleh
karena itu hubungan antara sistem informasi dengan pengelolanya sangat erat.
Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya.
Pengelola sistem informasi
terorganisasi dalam suatu struktur manajemen. Oleh karena itu bentuk atau jenis
sistem informasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya.
• Manajemen Level Atas: untuk
perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan.
• Manejemen Level Menengah: untuk
perencanaan taktis dan pengambilan keputusan.
• Manejemen Level Bawah: untuk
perencanan dan pengawasan operasi dan pengambilan keputusan.
• Operator: untuk pemrosesan transaksi
dan merespon permintaan.
Kemudian pada perkembangannya, dengan
semakin besarnya lingkup sebuah sistem informasi memerlukan adanya penataan
kembali personel dengan baik terutama pada struktur manajemen organisasi
personil. Lihat contoh penataan struktur organisasi pada departemen Sistem
Informasi pada gambar 2.4. Tetapi struktur organisasi seperti pada gambar
tersebut dapat dimodifikasi sesuai dengan kondisi real perusahaan.Variasi
struktur manajemen tersebut sangat tergantung pada Managerial Efficiency yang
dibandingkan dengan tingkat User Service.
Manajemen sumber daya manusia perlu
dilakukan dengan benar agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik. Hal
itu dilakukan untuk mengurangi terjadinya kesalahan-kesalahan yang bersifat
manusiawi yang dapat mengurangi mutu informasi yang dihasilkan sebuah sistem.
Gordon B. Davis memberikan contoh
kesalahan-kesalahan tersebut seperti misalnya :
• Metode pengumpulan dan pengukuran
data yang tidak tepat.
• Operator sistem tidak mengikuti
prosedur pengolahan yang benar.
• Kehilangan data atau data tidak
terolah.
• Pemeriksaan atau pencatatan data
yang salah.
• Salah dalam menggunakan dokumen
induk/file induk.
• Kesalahan dalam prosedur pengolahan.
• Kesalahan yang dilakukan dengan
sengaja.
Kesulitan karena kesalahan dapat
diatasi dengan dua teknik yaitu pengontrolan data dan penambahan batas
kepercayaan pada data. Pengontrolan secara intern dapat dilakukan untuk
menemukan kesalahan-kesalahan yang terjadi. Selain itu perlu juga dilakukan
pemeriksaan auditing baik secara intern maupun ekstern.
VI. PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
Pengembangan sistem dapat berati
menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara
keseluruhan atau memperbaiki sistem telah ada. Sistem yang lama perlu
diperbaiki/diganti disebabkan beberapa hal, yaitu :
1. Adanya permasalahan-permasalahan
yang timbul di sistem yang lama, permasalahan yang timbul dapat berupa
ketidakberesan, pertumbuhan organisasi,
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan.
3. Adanya instruksi-instruksi (dari
pimpinan atau dari luar organisasi misalnya pemerintah).
Pengembangan sistem informasi yang
berbasis komputer dapat merupakan tugas kompleks yang membutuhkan banyak sumber
daya dan dapat memakan waktu yang lama untuk menyelesaikannya.
VIII. CONTOH SISTEM INFORMASI
1. Sistem reservasi penerbangan,
digunakan dalam biro perjalanan untuk melayani pemesanan/pembelian tiket.
2. Sistem POS (Point Of Sale) yang
diterapkan di pasar swalayan dengan dukungan barcode reader untuk mempercepat
pemasukan data.
3. Sistem layanan akademis yang
memungkinkan mahasiswa memperoleh data akademis dan mendaftar mata kuliah yang
diambil pada tiap semester.
4. Sistem penjualan secara kredit agar
dapat memantau hutang pelanggan yang jatuh tempo.
5. Sistem smart card yang dapat
digunakan tenaga medis untuk mengetahui riwayat penyakit pasien.
IX. KEMAMPUAN UTAMA SISTEM INFORMASI
1. Melaksanakan komputasi numerik,
bervolume besar dan dengan kecepatan tinggi.
2. Menyediakan kominukasi dalam
organisasi atau antar organisasi yang murah.
3. Menyimpan informasi dalam jumlah
yang sangat besar dalam ruang yang kecil tetapi mudah diakses.
4. Memungkinkan pengaksesan informasi
yang sangat banyak diseluruh dunia dengan cepat dan murah.
5. Meningkatkan efektifitas dan
efisiensi orang-orang yang bekerja dalam kelompok dalam suatu tempat atau
beberapa lokasi.
6. Mengotomatisasikan proses-proses
bisnis dan tugas-tugas yang dikerjakan secara manual.
7. Mempercepat pengetikan dan
penyuntingan.
8. Pembiayaan yang lebih murah
daripada pengerjaan secara manual.
PROSES BISNIS DAN SISTEM INFORMASI
Agar dapat beroperasi, perusahaan
harus berhubungan dengan bagian-bagian informasi tentang pemasok, pelanggan,
karyawan, faktur dan pembayaran, dan tentu saja produk dan layanan. Sistem
informasi memungkinkan perusahaan untuk mengelola semua informasi mereka,
membuat keputusan yang lebih baik, dan meningkatkan pelaksanaan proses bisnis mereka.
BAGAIMANA TEKNOLOGI INFORMASI
MENINGKATKAN PROSES BISNIS
Teknologi informasi baru sering
mengubah cara bisnis bekerja dan mendukung model bisnis yang sama sekali baru.
Men-download e-book Kindle dari Amazon, membeli komputer online di Best Buy,
dan men-download trek musik dari iTunes adalah proses bisnis yang sama sekali
baru berdasarkan model bisnis baru yang tidak dapat dibayangkan tanpa teknologi
informasi saat ini. Dengan menganalisis proses bisnis, maka dapat mencapai
pemahaman yang sangat jelas tentang bagaimana bisnis benar-benar bekerja.
Selain itu, dengan melakukan analisis proses bisnis, juga akan mulai
memahami bagaimana mengubah bisnis dengan meningkatkan proses untuk membuatnya
lebih efisien atau efektif.
JENIS SISTEM INFORMASI
Adanya kepentingan yang berbeda,
spesialisasi, dan tingkat dalam sebuah organisasi, menghasilakan berbagai jenis
sistem. Tidak ada sistem tunggal yang dapat menyediakan seluruh informasi yang
dibutuhkan organisasi. Sebuah organisasi bisnis yang khas telah mendukung sistem
proses untuk masing-masing bisnis utama fungsi-sistem untuk penjualan dan
pemasaran, manufaktur dan produksi, keuangan dan akuntansi, dan sumber daya
manusia. Sistem fungsional yang beroperasi secara independen satu sama lain
menjadi sesuatu dari masa lalu karena mereka tidak dapat dengan mudah berbagi
informasi untuk mendukung lintas-fungsional proses bisnis. Banyak yang telah
diganti dengan skala besar lintas-fungsional sistem yang mengintegrasikan
kegiatan proses bisnis terkait dan unit organisasi.
SISTEM UNTUK MANAJEMEN KELOMPOK
BERBEDA
Sebuah perusahaan bisnis memiliki
sistem untuk mendukung kelompok-kelompok yang berbeda. Sistem ini meliputi
sistem pemrosesan transaksi, sistem informasi manajemen, sistem pendukung
keputusan, dan sistem untuk intelijen bisnis. 1) Sistem Pemroresan Transaksi.
Sebuah sistem pemrosesan transaksi adalah sistem komputerisasi yang melakukan
dan mencatat transaksi rutin sehari-hari yang diperlukan untuk melakukan
bisnis, seperti order entry penjualan, penggajian, catatan karyawan tetap, dan
pengiriman.
2) Business Intelligence untuk Sistem
Pendukung Keputusan. Intelijen bisnis adalah istilah kontemporer untuk data dan
perangkat lunak untuk mengatur, menganalisis, dan menyediakan akses ke data
untuk membantu manajer dan pengguna perusahaan lainnya membuat keputusan yang
lebih tepat. sistem pendukung keputusan (DSS) mendukung pengambilan keputusan
non-rutin. Mereka fokus pada masalah yang unik dan cepat berubah, dimana
prosedur untuk mendapatkan solusi belum tentu ditentukan sebelumnya. Sistem ini
menggunakan berbagai model untuk menganalisis data dan dirancang sedemikian
rupa sehingga pengguna dapat bekerja dengan mereka secara langsung. Sistem
pendukung eksekutif (ESS) membantu manajemen senior membuat keputusan. Mereka
menangani keputusan non-rutin yang membutuhkan penilaian, evaluasi, dan wawasan
karena tidak ada disepakati-on prosedur untuk tiba di solusi.
SISTEM YANG MELINGKUPI PERUSAHAAN
Dari semua jenis sistem yang
telah telah dijelaskan, memungkinkan menimbulkan pertanyaan bagaimana sebuah
bisnis dapat mengelola semua informasi dalam sistem yang berbeda, atau
bagaimana semua sistem yang berbeda dapat berbagi informasi dan bagaimana
manajer dan karyawan yang mampu mengkoordinasikan pekerjaan mereka. Semua ini
adalah pertanyaan penting bagi bisnis saat ini.
Aplikasi Perusahaan
Penerapan aplikasi enterprise, yaitu
sistem yang mencakup bidang fungsional, fokus pada menjalankan proses bisnis di
seluruh perusahaan bisnis, dan mencakup semua tingkat manajemen. Ada empat
aplikasi perusahaan besar:
1) Enterprise Systems Firms use
enterprise systems (ERP), untuk mengintegrasikan proses bisnis di bidang
manufaktur dan produksi, keuangan dan, akuntansi penjualan dan pemasaran, dan
sumber daya manusia ke dalam sistem perangkat lunak tunggal.
2) Sistem Manajemen Rantai Pasokan
menggunakan manajemen rantai suplai (SCM) sistem untuk membantu mengelola
hubungan dengan pemasok. Tujuan utamanya adalah untuk mendapatkan jumlah produk
yang tepat dari sumber mereka ke titik konsumsi dengan jumlah waktu
singkat dan dengan biaya terendah.
3) Sistem Management Hubungan
Pelanggan. Sistem CRM menyediakan informasi untuk mengkoordinasikan semua
proses bisnis yang berhubungan dengan pelanggan dalam penjualan, pemasaran, dan
pelayanan untuk mengoptimalkan pendapatan, kepuasan pelanggan, dan retensi
pelanggan.
4) SistemManajemen Pengetahuan
(KMS) memungkinkan organisasi untuk lebih baik mengelola proses untuk
menangkap dan menerapkan pengetahuan dan keahlian.
Intranet dan extranet
Intranet dan extranet layak disebutkan
sebagai alat alternatif untuk meningkatkan integrasi dan mempercepat arus
informasi dalam perusahaan, dan dengan pemasok pelanggan iklan. Intranet hanya
situs web internal perusahaan yang hanya dapat diakses oleh karyawan. Demikian
juga dengan extranet. Ekstranet adalah situs web perusahaan yang dapat diakses
vendor resmi dan pemasok, dan sering digunakan untuk mengkoordinasikan
pergerakan pasokan ke alat produksi perusahaan.
E-BUSINESS, E-COMMERCE, DAN
E-PEMERINTAH
Bisnis elektronik, atau e-bisnis,
mengacu pada penggunaan teknologi digital dan internet untuk menjalankan proses
bisnis utama di perusahaan. Hal ini juga mencakup perdagangan elektronik, atau
e-commerce. E-commerce adalah bagian dari e-bisnis yang berhubungan dengan
pembelian dan penjualan barang dan jasa melalui internet. E-government
mengacu pada penerapan teknologi internet dan jaringan digital untuk
memungkinkan hubungan pemerintah dan lembaga-lembaga sektor publik dengan
warga, bisnis, dan perpanjangan pemerintah lainnya.
SISTEM UNTUK KOLABORASI DAN TEAMWORK
Bisnis membutuhkan sistem khusus untuk
mendukung kolaborasi dan teamwork.
APAKAH KOLABORASI?
Kolaborasi bekerja sama dengan orang
lain untuk mencapai tujuan bersama dan eksplisit. Kolaborasi berfokus pada
tugas atau prestasi misi dan biasanya terjadi dalam bisnis, atau organisasi
lainnya, dan antara perusahaan. Kolaborasi dapat berlangsung dalam waktu
singkat, yang berlangsung beberapa menit, atau jangka panjang, tergantung pada
sifat dari tugas dan hubungan di antara peserta.
Kolaborasi dan team work lebih penting
saat ini disebabkan berbagai alasan. 1) Mengubah sifat pekerjaan, 2)
Pertumbuhan kerja profesional, 3) Mengubah organisasi perusahaan, 4) Mengubah
lingkup perusahaan, 5) Penekanan pada inovasi, 6) Mengubah budaya kerja dan
bisnis..
MANFAAT BISNIS DARI KOLABORASI
DAN TEAM WORK
Sebuah survei global terbaru dari
bisnis dan sistem informasi manajer menemukan bahwa investasi dalam teknologi
kolaborasi yang dihasilkan organisasi meningkatkan lebih dari empat kali jumlah
investasi, dengan keuntungan terbesar untuk penjualan, pemasaran, dan fungsi
penelitian dan pengembangan (Frost dan Putih , 2009).
MEMBANGUN BUDAYA KOLABORASI DAN PROSES
BISNIS
Kolaborasi tidak akan terjadi secara
spontan dalam suatu perusahaan bisnis, terutama jika tidak ada budaya yang
mendukung atau proses bisnis. Sebuah budaya bisnis kolaboratif dan proses
bisnis yang sangat berbeda. Manajer senior bertanggung jawab untuk mencapai
hasil, tetapi bergantung pada tim karyawan untuk mencapai dan menerapkan hasil.
Fungsi manajer menengah adalah untuk membangun tim, mengkoordinasikan pekerjaan
mereka, dan memantau kinerja mereka. Dalam budaya kolaboratif, manajemen senior
menetapkan kolaborasi dan teamwork yang penting untuk organisasi, dan itu
benar-benar menerapkan kolaborasi untuk jajaran senior bisnis .
ALAT DAN TEKNOLOGI UNTUK KOLABORASI
DAN TEAM WORK
Saat ini terdapat hun-dreds alat yang
dirancang untuk menghadapi kenyataan bahwa, dalam rangka untuk keberhasilan
dalam pekerjaan, semua bergantung pada satu sama lain, sesama karyawan,
pelanggan, pemasok, dan manajer. E-mail dan Instant Messaging (IM). E-mail dan
pesan instan telah dianut oleh perusahaan sebagai komunikasi dan kolaborasi
alat pendukung pekerjaan interaksi. Jaringan Sosial. Alat jaringan sosial
dengan cepat menjadi alat perusahaan untuk berbagi ide dan berkolaborasi antara
interaksi berbasis pekerjaan di perusahaan. Wiki adalah alat yang ideal untuk
menyimpan dan berbagi pengetahuan dan wawasan perusahaan. Virtual Worlds. Dunia
maya, seperti Second Life, sedang online 3-D lingkungan dihuni oleh “warga”
yang telah membangun representasi grafis dari diri mereka dikenal sebagai
avatar.
Internet Berbasis Kolaborasi
Lingkungan
Sekarang ada suite produk perangkat
lunak yang menyediakan multi-fungsi platform untuk kolaborasi workgroup antara
tim karyawan yang bekerja bersama-sama dari lokasi yang berbeda. Alat
kolaborasi banyak tersedia, namun yang paling banyak digunakan adalah internet
berbasis audio conferencing dan sistem video conferencing, layanan software
online seperti Google Apps / Google Sites, dan sistem kolaborasi perusahaan
seperti Lotus Notes dan Microsoft SharePoint.
Checklist untuk Manajer: Mengevaluasi
dan Memilih Alat Kolaborasi Software
Salah satu kerangka kerja yang telah
membantua untuk berbicara tentang alat kolaborasi adalah waktu / matriks ruang
kolaborasi dikembangkan pada awal 1990-an. Matriks waktu / ruang berfokus
pada dua dimensi dari kolaborasi prob-lem: waktu dan ruang. Waktu adalah jelas
merupakan hambatan bagi collabora-tion pada skala global. Tempat (lokasi) juga
menghambat kolaborasi dalam perusahaan global atau bahkan nasional dan regional
yang besar.
FUNGSI SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS
Dalam semua perusahaan, sistem
informasi departemen adalah unit organisasi formal yang bertanggung jawab untuk
layanan teknologi informasi. Sistem informasi departemen bertanggung jawab
untuk menjaga perangkat keras, perangkat lunak, penyimpanan data, dan jaringan
yang terdiri dari infrastruktur TI perusahaan.
DEPARTEMEN SISTEM INFORMASI
Sistem informasi departemen terdiri
dari spesialis, seperti program, analis sistem, pemimpin proyek, dan sistem
informasi manajer. Sistem analis merupakan penghubung utama antara kelompok
sistem informasi dan seluruh organisasi.
Di banyak perusahaan, sistem informasi
departemen dipimpin oleh seorang chief information officer (CIO). Para petugas
keamanan kepala (CSO) bertanggung jawab atas sistem informasi security. OMS
bertanggung jawab untuk mendidik dan melatih pengguna dan spesialis sistem informasi
tentang keamanan, menjaga manajemen menyadari ancaman keamanan dan kerusakan,
dan memelihara alat dan kebijakan yang dipilih untuk melaksanakan keamanan. CPO
bertanggung jawab untuk memastikan bahwa perusahaan mematuhi undang-undang
privasi data yang ada. Petugas Pengetahuan Kepala (CKO) bertanggung jawab untuk
pengetahuan-tepi program manajemen perusahaan. Pengguna akhir adalah perwakilan
dari departemen luar kelompok sistem informasi untuk siapa aplikasi yang
dikembangkan. Pengguna ini memainkan peran yang semakin besar dalam desain dan
pengembangan sistem-sistem informasi.
MENGELOLA FUNGSI SISTEM INFORMASI
Ada banyak jenis perusahaan bisnis,
dan ada banyak cara di mana fungsi TI diatur dalam perusahaan. Sebuah
perusahaan yang sangat kecil tidak akan memiliki informasi grup sistem formal.
Perusahaan yang lebih besar akan memiliki departemen sistem informasi yang
terpisah, yang dapat diselenggarakan di sepanjang jalur yang berbeda,
tergantung pada sifat dan kepentingan perusahaan.
Pentingnya Kolaborasi
Kolaborasi bukanlah hal baru. Namun,
hal ini menjadi semakin penting dalam dunia modern , seperti yang kita menjadi
lebih terhubung di seluruh dunia . Munculnya komputasi awan dan koneksi
internet yang lebih cepat telah memungkinkan kolaborasi yang lebih dari
sebelumnya dan sebagainya , dengan demikian , sangat penting bahwa bisnis
memiliki alat memungkinkan untuk berkolaborasi secara efektif .
Ini dapat datang dalam berbagai bentuk
, sebagian besar paket perangkat lunak dan CMS solusi berbasis cloud . Tentu
saja, adalah bijaksana untuk pertama mempertimbangkan koneksi internet bisnis
dan apakah ini perlu ditingkatkan agar dapat secara efektif berkolaborasi di
seluruh dunia .
kolaborasi
Sementara CMS mungkin tidak
benar-benar mengharuskan Anda untuk memiliki koneksi supercepat , bahkan jika
itu adalah berbasis cloud , ada beberapa alasan bagus mengapa Anda mungkin
perlu satu . Video conferencing , misalnya , menjadi sangat populer dengan
organisasi , tetapi tidak berguna dengan koneksi yang lambat .
Hal yang sama berlaku untuk segala
bentuk streaming, kita semua mengalami buffering dan tahu bagaimana dapat
frustasi .
Mengapa berkolaborasi ?
Ketika bekerja pada sebuah proyek ,
kadang-kadang satu karyawan tidak akan tahu segala sesuatu yang mereka mungkin
perlu . Dengan bekerja sama dengan orang lain dalam departemen yang berbeda ,
atau bahkan kantor , keterampilan dapat dikumpulkan untuk membuat proyek lebih
berhasil daripada yang mungkin sebaliknya menjadi .
Istilah ' Enterprise 2.0 ' adalah buah
mulut sering hari ini dan pada dasarnya hanya berarti cara perusahaan
menggunakan alat web modern . Ini termasuk alat kolaborasi seperti :
wiki perusahaan
intranet sosial
Forum
blogging
instant messaging
Seperti yang Anda lihat , istilah yang
benar-benar berlaku untuk segala sesuatu yang terjadi secara internal dalam
perusahaan ketika datang ke konten dan kolaborasi . Ini tidak berarti suatu
daftar yang lengkap namun , dan harus diingat bahwa banyak alat-alat yang
ditawarkan oleh CMS dapat digolongkan sebagai Enterprise 2.0 .
Manfaat berkolaborasi di atas cukup
jelas : wiki dapat ditambahkan ke oleh anggota departemen yang berbeda untuk
memberikan sumber daya yang lengkap untuk semua orang dalam perusahaan .
Intranet sosial membantu pekerja untuk berinteraksi dan mengenal satu sama lain
dan telah terbukti menghasilkan , tenaga kerja yang lebih produktif bahagia .
Blogging berguna internal untuk alasan
yang mirip dengan wiki , jika anggota staf dengan keahlian dalam bidang yang
berbeda-beda menambah blog internal, maka informasi untuk staf lain sering di
ujung jari mereka .
Keindahan kolaborasi
Kolaborasi tidak hanya sama dengan
tenaga kerja yang lebih bahagia , itu merupakan salah satu yang berpendidikan .
Hal ini karena secara alami menginspirasi rasa komunitas dalam sebuah
organisasi , yang berarti bahwa karyawan merasa hampir seperti mereka adalah
bagian dari keluarga . Selain itu , kolaborasi memungkinkan karyawan untuk
belajar dari satu sama lain dan bos .
Ini telah datang bahkan tentang lebih
sejak munculnya media sosial seperti yang telah mendorong , hampir dipaksa ,
dunia usaha menjadi lebih personal , daripada penuh birokrasi impersonal dan
prosedur .
Sosial telah mendorong perusahaan
untuk berbicara dengan pelanggan mereka seperti orang-orang , bukan hanya alat
untuk mencapai tujuan ( penjualan ) dan ini akhirnya telah dibawa ke dunia
usaha sebagai imbalan tersebut menjadi jelas.
Dunia bisnis berubah , apakah itu suka
atau tidak , dan segera kami juga akan mulai melihat perusahaan membangun
masyarakat yang lebih besar yang dapat diakses secara mobile oleh konsumen dan
tenaga kerja . Apps ditetapkan menjadi hal besar berikutnya dalam perusahaan
dan CMS yang baik dapat membantu ini bisa terjadi .
Sementara itu berpikir bahwa banyak
perusahaan akhirnya akan memiliki toko aplikasi mereka sendiri , hal ini tidak
penting . Ada banyak pengembang aplikasi terkemuka sekitar yang menciptakan
aplikasi label putih, yang dapat ditambahkan ke perusahaan CMS lengkap dengan
branding dan penambahan konten dipesan lebih dahulu .
Branding
Branding sangat penting untuk sebagian
besar perusahaan sekarang seperti itu diakui bahwa merek yang kuat cenderung
tarif lebih baik . Hal ini karena merek merupakan kepribadian perusahaan dan
ketika dilakukan dengan baik , merek dapat berkomunikasi etos perusahaan
langsung ke konsumen dan karyawan .
Oleh karena itu , alat-alat kolaborasi
dalam CMS harus sepenuhnya dicap dengan logo perusahaan , teks , warna dan
sebagainya , sehingga itu seragam di seluruh papan . Jadi , jika bisnis dengan
sejumlah kantor yang menggunakan CMS , itu ide yang baik untuk memastikan bahwa
paket tersebut bermerek sehingga karyawan mengalami semua pandangan yang sama
saat mereka login.
Hal ini dapat dilakukan di berbagai
industri dan jika perusahaan memiliki kantor di berbagai negara memberikan tema
umum untuk bekerja dari . Tentu saja, fungsi bahkan lebih penting , tapi di
dunia saat ini , membayar untuk mengembangkan merek yang kuat .
Mendapatkan kembali ke kolaborasi ,
sangat mudah untuk melihat mengapa hal itu telah menjadi begitu populer jika
Anda mempertimbangkan berapa banyak teknologi telah berubah , bahkan dari satu
dekade lalu . Lewatlah sudah hari-hari di mana email harus ditukar dan
mengajukan diri untuk referensi , sekarang semuanya dapat dibahas secara real
time .
dokumen berbagi
Demikian juga , sharing dokumen jauh
lebih mudah daripada dulu dan itu tidak lagi diperlukan untuk mengocok docs
belakang dan ke depan dengan suntingan melalui email atau hard copy . Sebuah
CMS berbasis cloud akan berarti bahwa dokumen dan proyek dapat disimpan
sehingga mereka dapat diakses oleh semua orang yang bekerja pada proyek pada
saat yang sama . Ini adalah berita bagus untuk tempat kerja virtual saat ini ,
yang dapat memiliki karyawan dan mitra tersebar di seluruh dunia .
Video conferencing
Video conferencing lagi , makin
populer dan memiliki beberapa manfaat bagi perusahaan besar dan usaha kecil
sama. Tidak hanya itu dapat digunakan secara efektif untuk kolaborasi , dapat
digunakan untuk pertemuan dewan , webinar , manajemen konten video dan banyak
lagi .
Pada dasarnya , itu hanya alat lain
bahwa perusahaan saat ini miliki mereka yang membuat pekerjaan setiap orang
lebih mudah dan biaya pemotongan . Perjalanan bisnis yang mahal untuk
konferensi dan pertemuan dapat dikurangi dan produktivitas meningkat sebagai
pekerja mampu melakukan segala sesuatu dari kantor .
Pekerja Remote
Pertimbangan lain untuk menggunakan
alat kolaborasi CMS adalah bahwa karyawan dapat bekerja dari rumah , sebuah
praktek yang juga makin populer ( meskipun ada pengecualian ) . Dengan satu
sederhana , Login aman , seorang karyawan dapat terhubung ke kantor dan bekerja
sama secara efektif seolah-olah ia berada di sana secara pribadi .
Sekali lagi, ini mengarah ke tenaga
kerja lebih bahagia , yang mengarah pada produktivitas yang lebih besar dan
perasaan menjadi bagian dari keluarga besar , yang semua memiliki minat yang
sama .
Hal ini tidak bisa cukup menekankan
berapa banyak CMS dan alat-alat kolaborasi dapat menguntungkan perusahaan .
Mereka menghemat waktu dan uang dan menyebabkan pertumbuhan yang lebih baik
bagi perusahaan yang menggunakannya.
PHP adalah bahasa pemrograman web yang akhir-akhir ini banyak digunakan. dengan PHP kita dapat membuat sebuah website dinamis dengan koneksi data ke database. saat ini saya masih baru coba mempelajarinya. untuk bahan belajar saya gunakan database MySql sederhana yang saya hosting dengan server lokal Apache2Triad. Table berikut saya beri nama daftar_buku.
